Separe geração, verificação e aprovação

Um rascunho pode ser produzido em segundos e ainda exigir revisão cuidadosa. A interface deve tornar essa diferença impossível de ignorar.

Estados mínimos

Use estados como rascunho, checado automaticamente, em revisão, aprovado e enviado. Defina quem pode entrar e sair de cada estado, quais evidências são exigidas e qual evento fica na auditoria.

Verificações diferentes

Schema, campos ausentes, cálculo e existência da fonte podem ser testados de modo determinístico. Adequação ao caso, estratégia e responsabilidade exigem julgamento profissional. Um segundo modelo pode criticar, mas não substitui a camada humana.

Escreva o contrato de cada passagem

Para cada mudança de estado, responda: quem pode realizá-la, o que precisa estar presente, qual verificação ocorreu e qual registro permanece. Não permita que editar um texto e aprová-lo sejam o mesmo gesto.

Exemplo sintético: uma proposta de mensagem é gerada com o estado rascunho. Uma verificação automática confirma destinatário ausente e nenhuma saída acontece. A pessoa autorizada completa o destinatário, confronta a informação com o caso e marca aprovado. Só então outro comando separado pode produzir enviado.

De	Para	Evidência exigida
rascunho	checado automaticamente	resultado dos testes e versão verificada
checado	em revisão	pessoa designada e fontes abertas para confronto
em revisão	aprovado	identidade, data e ato explícito do responsável
aprovado	enviado	destinatário, versão e recibo do efeito externo

Teste o caminho proibido

um rascunho não pode ser enviado;
a própria geração não pode registrar a própria aprovação;
editar depois da aprovação reabre a revisão;
a trilha mostra exatamente qual versão saiu;
uma pessoa sem o papel correto recebe negação observável.

Entrega da aula

Desenhe o diagrama de estados para um documento frequente e marque em vermelho qualquer passagem automática que produza efeito externo.

Fontes oficiais

Os estados não substituem a definição profissional de responsabilidade e revisão.